Comment numériser ses documents ?

La numérisation consiste à constituer une copie numérique d’un document papier original.

Les enjeux de la numérisation sont multiples pour une entreprise : bénéficier d’un accès rapide aux documents, sécuriser les documents papiers originaux qui n’ont plus besoin d’être manipulés ou encore constituer une copie de sauvegarde dans le cas où les originaux seraient détruits.

L’évolution du cadre légal portant sur la numérisation

Au début des années 2000, les premiers processus de numérisation arrivent dans les entreprises, structures, services publics et autres entités. L’émergence d’Internet, des échanges par mails et leurs pièces jointes posent des questions sur la valeur légale des documents transmis. Le législateur doit traiter cette évolution et accorder un cadre précis aux documents numériques qui commencent à être produits et envoyés.

En France, l’Assemblée Nationale adopte la loi n°2000-230 en mars 2000 pour s’adapter à cette transition numérique. Cette loi marque la création de l’article 1316-1 du Code Civil. Dans cet article, la loi établit une valeur équivalente entre un document sur format papier et un document sur format numérique. Cet article du Code Civil autorise et légitime le processus de numérisation.

Les méthodes d’organisation pour numériser ses documents

Il existe un certain nombre d’actions à mettre en place pour numériser efficacement les documents d’une entreprise. La définition de la stratégie, des documents à numériser ainsi que les acteurs mobilisés sont fondamentaux.

puzzle

Définir les documents qui nécessitent une numérisation

Dans ce contexte, il est important de définir les documents qui vont être numérisés. Les entreprises peuvent choisir de ne numériser qu’une partie seulement de leur patrimoine documentaire. Le choix de la numérisation doit s’inscrire dans une stratégie interne, car les entreprises numérisent également pour gagner en productivité.

Le premier enjeu est donc de définir les documents qui, une fois numérisés, vont apporter un plus à votre entreprise ou votre entité au quotidien. En règle générale, il est conseillé de numériser en priorité des documents consultés quotidiennement.

Recourir à des entreprises professionnelles spécialisées

Il est parfaitement possible, et de plus en plus courant, de recourir à des entreprises spécialisées dans la gestion sécurisée et l’organisation du patrimoine documentaire. Les entreprises clientes décident de déléguer, à un tiers professionnel, ces missions complexes.

Avant de recourir à un prestataire externe, il est nécessaire de se renseigner sur ses capacités et ses certifications professionnelles.

numerisation

Les procédés techniques et technologiques de numérisation des documents

Il existe plusieurs procédés qui offrent un résultat optimal en matière de numérisation des documents. Certaines entreprises proposent des prestations de reconnaissance et d’analyse automatique du contenu de vos documents. Ces techniques permettent de faciliter le traitement des documents selon leurs natures.

La Lecture Automatique des Documents (LAD) et la Reconnaissance Automatique des Documents (RAD)
Ce procédé permet de définir, de manière automatique, la nature d’un document numérisé. Il est ainsi possible de numériser un grand volume de documents en les triant selon qu’ils correspondent à des factures, des bulletins de paie ou des contrats divers.

Ce procédé technologique est souvent accompagné d’une extraction des informations collectées sur chaque document (indexation des métadonnées : n° de facture, date, fournisseur… dans le cas d’une facture par exemple). Les copies numériques et leurs métadonnées sont ensuite transmises à l’entreprise cliente ou intégrées dans une GED ou un SI métier pour être exploitées.

La Reconnaissance Optique des Caractères (OCR)

Cette technique est utilisée essentiellement pour numériser un document tout en le rendant modifiable via ordinateur. La Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) vient donc analyser les caractères utilisés dans un texte. Ce procédé peut avoir de nombreuses applications : récupération d’un fichier numérique perdu quand il nous reste que le document en format papier, modification d’un document physique, etc…

La Reconnaissance Intelligente des Caractères (ICR)

Cette application technologique vient reconnaître les écritures manuscrites pour générer également un document numérique modifiable.

La Reconnaissance Intelligente des Caractères (ICR) est particulièrement utile pour retranscrire des notes prises instantanément sur un support numérique ou pour reconnaître l’écriture sur des chèques et bons de commande.

La réalisation du vidéocodage

Les procédés technologiques ci-dessus ne permettent pas de traiter l’ensemble des données à extraire. Il est possible que surviennent des erreurs, nécessitant l’apport du vidéocodage. Le vidéocodage est, tout simplement, une correction manuelle des erreurs détectées. À l’aide de l’ensemble de ces prestations, l’entreprise cliente bénéficie d’une numérisation optimale, en un temps record.

Présentation de l’entreprise Locarchives

LOCARCHIVES détient toutes les normes professionnelles du secteur et propose des solutions entièrement personnalisées à ses clients. Forte de 4 décennies d’expérience au service de l’archivage, du traitement documentaire et de la gestion des processus, LOCARCHIVES un partenaire solide pour assurer une transition digitale de votre structure.

Vincent Griveau

Créateur, développeur et rédacteur en chef de Easy Forma. Passionné par le numérique et adepte de nombreux jeux vidéo mythiques comme Space Invaders, Flight Simulator mais aussi Call Of Duty & League of Legends.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *