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Comprendre le traitement documentaire des ressources numériques ou des ressources papiers

Les archives ont souvent une image peu positive qui leur est associées. Néanmoins, des solutions existent pour qu’une organisation professionnelle assure en toute sérénité l’archivage des documents physiques et numériques grâce à un traitement documentaire optimisé.
Petit tour d’horizon, en questions pratiques, des différents aspects du sujet dans l’objectif de mieux comprendre les enjeux relatifs au traitement documentaire.

Le traitement documentaire : qu’est-ce que c’est ?

Le traitement et la gestion des documents commerciaux, sociaux et fiscaux d’une structure professionnelle sont un enjeu fondamental. Il s’agit d’une pratique qui consiste à organiser, trier et structurer ces documents de sorte à ce qu’ils soient facilement accessibles. Le traitement documentaire permet d’avoir un état des lieux optimisé du patrimoine documentaire d’une structure qu’elle soit issue du secteur public ou privé.

Le traitement documentaire : avec qui ?

Cette mission se réalise conjointement avec plusieurs services professionnels en interne, mais également en externe. Ainsi, les collaborateurs des services « Ressources Humaines », « Commerce » ou encore « Comptabilité » peuvent travailler à la mise en place de solutions d’organisation des documents et archives de l’entreprise. Néanmoins, il est important de désigner un référent qui va encadrer et chapeauter le travail de collecte, de tri et de rangement des documents en fonction de leur date, leurs émetteurs, leurs informations ou leur nature. Par ailleurs, certaines entreprises et services du secteur public font appel à des prestataires externes pour les aider à organiser au mieux l’archivage des documents en format papier et numérique. Ces missions peuvent donc être externalisées au même titre que la gestion comptable, les frais d’assurance ou encore la création graphique.

Quels sont les risques d’une mauvaise organisation des documents internes ?

Un traitement défaillant des documents d’une entité, qu’ils soient sociaux, commerciaux ou fiscaux peut conduire à plusieurs risques juridiques problématiques pour la poursuite de l’activité. Par exemple, une gestion approximative des documents sociaux, tels que les bulletins de paie, les contrats de travail ou la comptabilisation des charges sociales, peut conduire la structure concernée à être en difficulté en cas d’accidents du travail ou pour comptabiliser les jours de congé.
Concernant les documents commerciaux, le problème est double : cela peut conduire à méconnaître le montant exact de ses dettes envers les fournisseurs tout en ayant des difficultés à s’assurer le paiement des créances des clients. Afin d’éviter au service commercial de devoir relancer les clients, des logiciels existent et assurent un envoi automatique des créances. Cette fonctionnalité permet un meilleur recouvrement et consolide la trésorerie de l’entité concernée.
Enfin, les documents fiscaux ont une importance cruciale dans la mesure où l’État est très rigoureux concernant le paiement des divers impôts ou de la collecte de la TVA. Une mauvaise gestion des documents peut conduire la structure à faire des erreurs dans les informations transmises aux services de l’État, ce qui fera perdre du temps (puisqu’il faudra reprendre et refaire les déclarations) et de l’argent (puisque des pénalités pourront être appliquées).
Dans tous les cas, une mauvaise gestion aura un surcoût économique puisque les collaborateurs et salariés vont perdre du temps de travail à devoir résoudre une somme de petits problèmes internes. Cela va participer à faire baisser la productivité de l’entité et l’addition de ces micros-conflits peut participer à réduire la motivation au travail.

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Existe-t-il des contraintes juridiques à respecter ?

Une entité doit se conformer à plusieurs lois et normes professionnelles concernant la gestion et le stockage des documents. Entre le Code Civil, le Code de Commerce ou même le Code du Patrimoine, plusieurs articles existent et obligent les entités publiques et privées à respecter des obligations précises. Cela peut concerner la durée légale de conservation minimale des documents qui est totalement différente en fonction de la nature du document. Par ailleurs, une mauvaise organisation des documents internes peut générer des erreurs comptables, ce qui faussera la production des documents émis. Un cercle vicieux peut alors s’installer : la désorganisation documentaire produit des erreurs qu’il est d’autant plus difficile de résoudre que les documents sont compliqués à trouver.

Comment s’organise le traitement documentaire ?

Un traitement documentaire optimal repose sur une méthodologie en trois étapes consécutives et complémentaires. Même si cette mission peut être réalisée en interne (si et seulement si les compétences existent), il est préférable de se faire accompagner par des professionnels spécialisés dans les missions archivistiques.
En premier lieu, il convient de réaliser un audit de la situation pour avoir un état des lieux précis de l’ensemble du patrimoine documentaire. Cette première étape va permettre de savoir quels sont les documents à conserver et ceux qui peuvent être détruits car ils ne disposent d’aucune valeur juridique ou commerciale. Ce travail va également participer à élaborer une arborescence des fonds documentaires en définissant des catégories et des sous-catégories.
Deuxièmement, le travail de traitement documentaire va se concentrer sur la numérisation des documents pour conserver une trace fiable dans ce format et pour en faciliter l’accès aux salariés et collaborateurs. Afin d’offrir un cadre de travail satisfaisant, cette seconde étape doit se faire en lien avec des ingénieurs informatiques qui vont concevoir des logiciels sécurisés de gestion documentaire. Cette numérisation doit protéger l’entité publique ou privée contre les manipulations de données ou le piratage d’informations sensibles. La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut adresser des avertissements et des sanctions s’il y a des manquements en termes de protection des données personnelles.
En dernier lieu, un traitement documentaire efficace s’inscrit dans la durée et assure des missions de suivi et de contrôle. Il ne faudrait pas que les mauvaises habitudes reviennent et que la désorganisation documentaire pénalise de nouveau l’activité de l’entité concernée. Dans cet objectif, il est préférable d’affecter un ou plusieurs membres du personnel à cette mission. Les collaborateurs désignés doivent maîtriser la technique utilisée ainsi que l’environnement réglementaire encadrant les archives et les documents professionnels. Ce suivi et ces contrôles vont permettre d’analyser les durées légales de conservation de documents, de vérifier l’authenticité des signatures (facilement falsifiables sur un support numérique) et l’intégrité des documents conservés.

Est-il possible de choisir des solutions pour le format papier ?

Afin de gagner en sécurité et en espace de travail disponible, il est possible de faire appel à des prestataires externes qui vont s’occuper de la prise en charge, de l’exploitation, de la gestion et de la conservation des documents en format papier au sein de leurs bâtiments. En règle générale, ces bâtiments sont sécurisés au maximum, tant contre le vol que contre les dégradations accidentelles. La structure professionnelle qui opte pour cette solution peut opter pour une solution de conservation des archives intermédiaires, de gestion des dossiers vivants ou de préservation des archives sensibles. Par ailleurs, il est parfaitement possible de choisir une solution de traitement documentaire qui soit à la fois à destination des documents en format papier et en format numérique.
La société française LOCARCHIVES est spécialisée dans le traitement documentaire en format numérique et papier. Composée d’une équipe de spécialistes des archives et d’ingénieurs numériques, LOCARCHIVES vous accompagne pour bâtir une solution personnalisée et adaptée aux besoins exprimés. LOCARCHIVES développe des solutions pour un ensemble de 6 000 clients répartis sur l’ensemble du territoire.

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