Les outils de travail collaboratifs en ligne

De plus en plus, les entreprises font appel à des freelances qui se trouvent un peu partout sur la planète. D’autres entreprises travaillent sans bureau et les équipes coopèrent grâce aux outils collaboratifs. Nous vous proposons de voir les avantages d’utiliser ce genre d’outils et lesquels choisir.

Qu’est-ce qu’un outil de collaboration ?

Si vous avez déjà eu un projet dans lequel vous avez dû travailler avec plusieurs personnes pour atteindre un objectif, vous avez probablement une idée du fonctionnement des outils de collaboration.

La collaboration est généralement définie comme le fait de travailler avec une autre personne ou un autre groupe dans le but d’accomplir quelque chose.

Nous pouvons donc définir un outil de collaboration en ligne comme étant :

un outil technologique qui peut être utilisé pour aider les gens à travailler ensemble, via Internet, pour atteindre un but ou un objectif commun.

La collaboration en ligne permet à un groupe de personnes de travailler ensemble en temps réel sur Internet. Les personnes engagées dans la collaboration en ligne peuvent travailler ensemble sur des documents de traitement de texte, des présentations et même des brainstorming, le tout sans avoir besoin d’être dans la même pièce en même temps. Il existe de nombreux outils de collaboration en ligne qui peuvent aider votre équipe à atteindre ses objectifs.

Les meilleurs outils collaboratifs en ligne

Il en existe tellement que trouver les meilleurs outils de collaboration est difficile, voici une sélection :

Les outils de Meeting virtuels

• me : Vous permet d’organiser des réunions via le partage d’écran à distance.
• Go To Meeting : Vous permet de tenir des réunions à distance que ce soit avec des collaborateurs ou des clients.

Outils collaboratifs de stockage

• Cubby : Ressemble à Google Drive ou Dropbox. Mais Cubby vous donne la possibilité de synchroniser des dossiers de votre ordinateur là où Dropbox ne crée qu’un dossier unique avec des sous-dossiers.
• Evernote : Le meilleur gestionnaire de notes et de documents. Evernote vous permet de stocker des images, des notes, des vidéos, des listes de tâches, des mémos vocaux, … Vous y avez accès depuis votre ordinateur ou votre terminal mobile, smartphone ou tablette.

Outils de collaboration de projets ou de tâches

• Asana : La gestion de tâches pour une équipe est la principale fonctionnalité. Votre boîte email s’en trouvera allégée.
• Basecamp : Très utile pour la gestion de projet, des to do list et l’organisation de documents.
• Trello : Service inspiré par la méthodologie Kanban et Toyota, ce service de gestion de projet se présente sous formez de tableaux.
• Realtimeboard : C’est la version en ligne du traditionnel tableau blanc. Cette solution sera adaptée pour des projets où visualiser les tâches est important.

Avantages de la collaboration en ligne

Suivi facile des projets

Les outils de collaboration disposent d’un large éventail de capacités de suivi de projet qui permettent aux membres de vérifier l’avancement d’un projet particulier dès le premier jour.

De la recherche de l’auteur des dernières modifications à la vérification de l’état d’avancement du dossier, en passant par la mise en place d’une liste de tâches, il n’a jamais été facile de gérer un projet.

Les outils de collaboration suppriment la nécessité d’utiliser le courrier électronique comme principal moyen de communication avec les membres de l’équipe.

Délais raccourcis

Grâce à un excellent outil de collaboration, il n’est pas nécessaire d’organiser des appels téléphoniques ou des réunions pour examiner les documents. On peut facilement les télécharger dans l’outil de collaboration, et les évaluateurs en seront informés. Ces analystes peuvent interpréter les documents, effectuer les réformes nécessaires et informer les membres. Cela permet de maintenir l’organisation du projet et d’assurer un flux de travail régulier.

Lorsque différentes parties prenantes sont impliquées dans un projet donné, chacune d’entre elles est susceptible d’apporter la meilleure contribution en termes d’expertise. Une équipe de collaboration qui reconnaît ses synergies peut avoir d’excellentes solutions viables rapidement partagées et des décisions prises à temps. Une fois les conclusions déposées, présentées aux patrons et approuvées, la phase suivante sera évidemment la mise en œuvre. La collaboration en ligne peut particulièrement accélérer la réalisation des projets, car les intervenants peuvent se rencontrer et interagir en ligne sans contraintes de temps et sans inconvénients.

Vincent Griveau

Créateur, développeur et rédacteur en chef de Easy Forma. Passionné par le numérique et adepte de nombreux jeux vidéo mythiques comme Space Invaders, Flight Simulator mais aussi Call Of Duty & League of Legends.